关于用人单位制定的规章制度的问答之一

问：用人单位能否在劳动规章制度中规定，员工加班需事先经单位批准，未经批准加班，不发放加班工资，请问是否合法？

答：用人单位在劳动规章制度中作出类似规定并无不妥之处。相关法律规定，用人单位支付劳动者加班工资的前提应当是用人单位根据实际需要“安排”劳动者在法定标准工作时间以外工作。用人单位规定加班需事先审批是其用工自主权的重要内容之一，也有利于提高劳动者在正常工作时间内的工作效率，该规定并不违反法律、行政法规的强制性规定或者损害劳动者合法权益以致显失公平，属于有效的情形。双方应本着诚信原则，严格按照规章制度执行。但需注意的是，用人单位不得恶意利用加班审批制度，逃避加班工资的支付义务，侵犯劳动者的劳动报酬权。

问：用人单位可以采取哪些具体方式将劳动规章制度公示或告知劳动者？

答：法律法规对公示或告知规章制度的形式并无特别规定，只要是简便易行、能够使劳动者知悉劳动规章制度内容的方式都可以采用。用人单位可以在常用的公告栏张贴劳动规章制度，也可以召开全体职工学习劳动规章制度的培训会议，还可以通过劳动规章制度考试等方式。对于新入职的劳动者，用人单位可以将劳动规章制度作为书面劳动合同的附件，也可以将劳动规章制度单独告知劳动者，并让其签署知悉或收到的确认书。用人单位还可以选择通过微信、钉钉、内部OA系统等网络方式将劳动规章制度公示或告知劳动者。

另外，用人单位在规章制度的公示过程中应注意留痕，比如在用人单位内部网站将规章制度向全体员工公示或者召开说明会时，保留出席人员的会议签到、会议记录、意见记录等内容；在向全体员工发放规章制度时，保留其已充分了解并同意遵守规章制度的内容的签收凭证等。

问：我在入职一家用人单位时，用人单位的规章制度中明确规定“新员工在入职时需上交能够证明学历的学位证书”。请问这样规定合法吗？

答：不合法。法律规定任何用人单位招用劳动者，不得扣押劳动者的居民身份证和其他证件，不得要求劳动者提供担保或者以其他名义向劳动者收取财物，这种规定是为了促使人才流动趋于合理，减少阻碍劳动力流动的不当行为。如果用人单位以加强管理为由扣押劳动者身份证和其他证件，属于变相限制劳动者的人身自由和择业自由，侵犯了劳动者的合法权益，也违背了国家的法律法规。对此，劳动行政部门应责令改正，给予警告，给劳动者造成损害的，用人单位还应当承担赔偿责任。